Perkembangan teknologi internet saat ini membuat hampir setiap aktivitas bisnis dapat di outsource. Misalnya seperti marketing campaign, bahkan sampai tim logistik agar dapat mengoptimalkan prosesnya.
Alasan banyak perusahaan menggunakan pihak ketiga dalam membantu jalannya bisnis diantaranya adalah:
- Mengurangi biaya
- Fokus kepada core business
- Mendapatkan layanan dan insight dari para expert
Sementara layanan bisnis outsourcing yang paling umum dicari di Indonesia salah satunya adalah payroll. Layanan payroll services begitu populer di Indonesia dikarenakan:
- Mempersingkat waktu pengerjaan dan pengelolaan payroll
- Perusahaan tidak memiliki sumber daya manusia untuk mengerjakan tugas internal
- Kebanyakan perusahaan yang telah mengalihdayakan financial function cenderung memilih mengalihdayakan ke payroll juga
Meski memberikan sejumlah keuntungan, namun tetap ada pro dan kontra bagi beberapa perusahaan untuk mempertimbangkan menggunakan layanan jasa payroll.
Selama bertahun-tahun, pilihan dalam mengerjakan proses payroll adalah outsourcing atau internal (inhouse). Nah, kira-kira mana yang lebih baik apakah menggunakan payroll outsourcing atau inhouse? Yuk, sama-sama cari jawabannya berikut ini.
Apa Itu Payroll Outsourcing dan Inhouse
Payroll outsourcing adalah perusahaan penyedia layanan atau service payroll yang dimanfaatkan perusahaan lain untuk mengelola seluruh pekerjaan yang berkaitan dengan penggajian. Perusahaan ini jadi pihak ketiga yang akan menangani penghitungan dan pengecekan gaji agar perusahaan tetap pada jalurnya sesuai undang-undang yang berlaku. Selain itu, biasanya payroll outsourcing juga membantu perusahaan dalam urusan pajak dan iuran asuransi BPJS.
Sedangkan payroll internal yaitu beberapa karyawan atau SDM internal perusahaan yang mengelola sekaligus menghitung dan membayarkan gaji karyawan, menangani urusan pajak, dan memastikan perusahaan tetap ikut aturan pemerintah.
Perbedaan Payroll Outsourcing dan Inhouse
Terdapat sejumlah perbedaan tentunya antara payroll outsourcing dengan payroll inhouse. Beberapa perbedaan tersebut dapat dilihat dari keunggulan dan kekurangannya berikut ini:
Keunggulan Payroll Outsourcing
Bagi perusahaan yang memilih menggunakan payroll service tentunya akan mendapatkan akses ke dukungan yang lebih expert. Mengingat payroll merupakan tugas yang cukup rumit, beberapa perusahaan mungkin kesulitan untuk mengikuti undang-undang yang terus berubah.
Tugas mengelola payroll bisa dibilang cukup berisiko terhadap tindakan hukum serta keuangan. Untuk itu tim payroll harus tahu betul apa yang dikerjakan dan mengetahui dengan pasti setiap perubahan legislatif yang terjadi.
Keuntungan berikutnya yang didapat dengan menggunakan payroll service akan dapat menghemat waktu. Dengan menyerahkannya ke pihak ketiga, staff HR dapat mengalihkan fokus pekerjaannya ke tugas lain yang dapat memberikan dampak langsung terhadap kelancaran bisnis perusahaan.
Kelemahan Payroll Outsourcing
Kekurangan menggunakan payroll outsourcing disini bicara terkait tantangan bagi perusahaan. Menyerahkan proses payroll ke pihak ketiga berarti perusahaan harus siap dengan biaya tambahan yang dikeluarkan. Sementara untuk mengurangi biaya di internal, seringkali tim HR diminta melakukan payroll bulanan.
Bahkan tak jarang tim HR internal melakukan pekerjaan multitasking dan menangani beberapa tugas. Sayangnya, hal ini tidak selalu menjamin semuanya dapat diselesaikan dengan baik dan benar.
Disamping itu, tidak sedikit perusahaan justru membuat kesalahan dengan memilih vendor payroll service yang tidak memenuhi syarat dan mumpuni mengelola payroll. Sebagaimana diketahui bahwa payroll merupakan pengeluaran perusahaan paling besar. Dengan begitu, perusahaan harus mampu memiliki wawasan mengenai
data-data penting serta visibilitas atas biaya.
Keunggulan Payroll Inhouse
Ada beberapa keuntungan perusahaan tetap memilih tim HR internal untuk mengelola payroll. Perusahaan tetap menjaga privasi dan transparansi terkait data serta mengontrol penuh seluruh proses penggajian. Misalnya memilih tanggal deadline dan data payroll tersedia dengan lebih cepat.
Kelemahan Payroll Inhouse
Walaupun menggunakan payroll internal memiliki keunggulan, tetap saja ada masalah yang dapat muncul. Keberhasilan payroll inhouse tergantung pada siapa yang menjalankannya dan bagaimana cara untuk melakukannya.
Mungkin ini masih terjadi di beberapa perusahaan dimana manajer HR seringkali diminta mengelola payroll pakai sistem lama yang sudah ketinggalan zaman. Padahal di era modern seperti sekarang ini, membutuhkan fleksibilitas yang lebih besar dibandingkan sebelumnya.
Kenapa Harus Pilih Payroll Service?
Sebelum menjawab pertanyaan kenapa harus memilih payroll service, ada pertanyaan lain yang lebih penting. Apakah di perusahaan Anda memiliki SDM yang cukup untuk mengerjakan sendiri proses payroll? Atau haruskah menyewa pihak ketiga untuk menanganinya?
Memang ini jadi pilihan yang sulit, akan tetapi penting untuk menyadari seluruh implikasi yang diberikan dari masing-masing layanan kepada perusahaan.
Namun, ada beberapa aspek yang dapat Anda perhatikan bahwa ini saatnya Anda memilih menggunakan service payroll berikut ini.
Kekurangan Payroll Berpengalaman
Apabila di dalam perusahaan Anda tidak memiliki cukup staf SDM untuk melakukan tugas ini, maka sebaiknya pertimbangkan untuk menggunakan jasa payroll outsourcing. Hal ini juga berlaku bagi perusahaan yang sedang berkembang dan tidak punya cukup waktu melakukan proses perekrutan calon kandidat yang memiliki spesialis di bidang ini, memiliki kemampuan mengoperasikan software, dan berinvestasi dalam upaya membentuk divisi penggajian.
Fokus Pada Bisnis Inti
Memilih service payroll menjadi keputusan yang tepat karena perusahaan akan mendapatkan tenaga ahli untuk menangani penggajian dengan sistem modern. Para penyedia layanan payroll outsourcing tentu akan memberikan yang terbaik sehingga dapat fokus pada aktivitas utama yang jadi bisnis perusahaan tanpa perlu menghabiskan banyak waktu mengerjakan tugas-tugas sekunder lain.
Meminimalisir Risiko
Kesalahan dalam menghitung payroll membuat citra perusahaan menjadi rusak yang akan berdampak pada kenyamanan karyawannya. Ketika perusahaan memilih melakukan payroll internal, kemungkinan terjadinya kesalahan atau human error cukup besar.
Oleh karena itu, pilih pihak ketiga jadi opsi terbaik. Jika ada terjadi kesalahan dalam penggajiannya, pihak ketiga akan dikenakan denda atau penalti.
Itulah mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan payroll outsourcing, seperti LinovHR yang menjamin layanan terbaik dan minim risiko. Soal keamanan data, Anda tidak perlu khawatir karena LinovHR sebagai salah satu software payroll terbaik memiliki keamanan berlapis.
Dengan payroll software terbaik tentu akan memangkas waktu para staff HR dalam menghitung gaji dan pesangon karyawan. Selain itu, di HR service-nya sudah dilengkapi dengan penyusunan kontrak pemutusan kerja serta menyiapkan surat-surat terkait pajak penghasilan.
0 Comments